Ao menos se você deseja usufruir de todos os ganhos desta tecnologia. A digitalização é apenas o primeiro passo no processo de gestão de documentos. Comumente, quando se fala deste assunto, as pessoas querem se referir ao processo completo que é composto pelas seguintes etapas:

1. Digitalização de documentos: engloba a separação dos documentos em papéis, retirada de clips e grampos deixando o papel apto a ser digitalizado em um scanner. Em alguns casos, pode ser que a ordenação prévia dos documentos seja interessante pois pode facilitar os processos seguintes, inclusive a guarda final dos originais de forma organizada;

2. Tratamento e controle de qualidade das imagens: após cautelosa análise documental, devem ser definidos os padrões de qualidade mínimos que serão aceitos. Neste caso, esta verificação pode ser feita por amostragem, utilizando-se programas que podem ser automatizados para o tratamento das imagens melhorando a sua qualidade ou em último caso, uma redigitalização de alguma página ou documento pode ser necessária;

3. Indexação: é nesta etapa que informamos ao sistema de gestão os índices de pesquisa que serão utilizados na busca futura dos documentos. Este processo pode ser manual onde um operador, visualizando a imagem ou mesmo o papel informa os campos necessários ou ainda automatizado através da leitura de códigos de barras ou reconhecimento de caracteres OCR/ICR. O método utilizado vai depender muito do estado de conservação do documento original, da forma com que ele foi digitalizado e se possui os requisitos necessários para a automação do processo. Devemos ter cautela na automação quando se trata de OCR/ICR (reconhecimento de caracteres) pois ainda não existe tecnologia com nível de acerto de 100% o que nos obriga a conferir tudo o que foi reconhecido. Em alguns casos, é mais rápido e produtivo fazer a digitação manual dos índices do que corrigir o que foi reconhecido incorretamente;

4. Armazenamento e disponibilidade: Agora que seus documentos foram digitalizados (convertidos para arquivos digitais), com qualidade garantida e indexados, eles devem ser armazenados em sistemas que permitam a sua consulta de forma ágil e simples, bem como deve haver mecanismos de backup (preferencialmente em tempo real) e redundância no acesso. O ambiente de nuvem é o ideal para esta etapa, pois permite ainda o acesso aos seus documentos e informações praticamente de qualquer lugar com acesso a internet, a qualquer hora.

Fonte: VirtualDocs