1) Tenha informações detalhadas sobre cada trabalho de impressão realizado em sua empresa:

• Nome do usuário na rede (usuário do Windows) ou do próprio PRINTsystem
• Nome do computador
• Nome da impressora
• Modelo da impressora
• Número de páginas do trabalho de impressão
• Nome do programa utilizado para imprimir
• Nome do documento impresso
• Nome do website impresso
• Horário e data de impressão

2) Diversos relatórios para que a sua empresa obtenha a máxima redução de custos com impressões indesejáveis:

• Total de páginas impressas por computador, impressora ou usuário;
• Média de impressão diária e mensal por computador, impressora ou usuário;
• Relatórios gráficos dos computadores, impressoras ou usuários que mais imprimem;
• Relatórios detalhados mostrando todos os documentos impressos por cada computador, impressora ou usuário;
• Total de impressões efetuadas por cada cartucho ou outro consumível qualquer;
• Muitos outros, totalizando 27 relatórios.

3) Relatórios desenvolvidos especificamente para cada cliente:

• Caso a sua empresa necessite de um relatório específico, que o PRINTsystem ainda não contemple, nós desenvolvemos o relatório sem custo adicional.

4) Alem dos recursos citados acima, o PRINTsystem permite que sejam definidas regras e cotas de impressão para a otimização dos gastos com impressão. As seguintes regras podem ser efetuadas:

• Proibição de determinados computadores ou usuários para impressão em uma ou mais impressoras.
• Proibição de Grupos de computadores ou usuários para impressão em uma ou mais impressoras.
• Proibição de computadores, impressoras ou usuários para impressão de determinados tipos de arquivos
• Proibição de Grupos de computadores, impressoras ou usuários para impressão de determinados tipos de arquivos
• Proibição de computadores, impressoras ou usuários para impressão a partir de determinados programas
• Proibição de Grupos de computadores, impressoras ou usuários para impressão a partir de determinados programas

5) Estabeleça cotas de impressão por: Usuário, Computador e Impressora. O PRINTsystem permite definir cotas de impressão. Essas cotas podem ser atribuídas individualmente a cada Usuário, Computador e Impressora ou gerenciadas por grupos de Usuários, Computadores e Impressoras.

6) Defina o Número máximo de páginas por trabalho de impressão para cada computador, impressora ou usuário. Com este recurso, você pode definir que uma determinada impressora (a da recepção, por exemplo) só terá permissão de imprimir documentos com até “X” páginas, mantendo assim um controle mais preciso desta impressora.

7) Opção de forçar com que (em determinados computadores) antes de cada impressão o usuário coloque o seu login e senha. O Print System permite a criação de usuários independentemente de a empresa usar ou não o controle de usuários pelo Windows. Desta forma, o controle de impressões poderá ser feito com perfeição, mesmo em empresas onde o controle de usuários do Windows não é utilizado.

8) Um grande diferencial do PRINTsystem é a visualização de relatórios via internet. Com o PRINTsystem é possível que as empresas que praticam o outsourcing de impressão tirem relatórios, pela internet, do volume de impressão de todos os seus clientes.

Exemplos de Uso

No PRINTsystem é possível proibir computadores, impressoras ou usuários para impressão de documentos com determinada extensões de arquivos. Ou então autorizar computadores, impressoras ou usuários para impressão de documentos com determinada extensões de arquivos. Suponha a seguinte situação: Você definiu que a impressora “do departamento financeiro” só pode imprimir documentos do “Excel” (.xls). Se algum usuário tentar imprimir um documento do “Word”, por exemplo (.doc) não terá permissão.

Essas restrições são muito úteis quando o objetivo é alcançar uma boa disciplina em relação a impressões fora do contexto da empresa. Os funcionários ficam de fato obrigados a imprimir somente documentos que são de interesse da empresa, eliminando gastos relativos a impressões de natureza pessoal em ambiente de trabalho.