Uma pesquisa feita em dezembro de 2008 pelo instituto americano Gartner Group, especializado em tecnologia, mostrou que o uso de ferramentas corretas pode ter um impacto de redução de custos de até 40% logo depois dos primeiros 30 dias de implantação. Sabendo disso, veja cinco ferramentas que podem fazer toda a diferença para a sua empresa. 

Videoconferência 
Com a videoconferência, você pode realizar treinamentos técnicos, cursos rápidos e reuniões de equipes localizadas em diferentes regiões do país e do mundo. Com um computador, uma pequena câmara de vídeo ligada à máquina (webcam) e softwares gratuitos como Skype ou Messenger, as pequenas empresas podem aproveitar a ferramenta. 
 

Voz sobre IP 
A tecnologia de voz sobre IP ou simplesmente VoIP (sigla de Voice over Internet Protocol ou utilização de voz sobre protocolo de internet, em português) é a mais indicada para quem deseja ligar para qualquer lugar do mundo ao preço de uma chamada local. Para você adotar o sistema em sua empresa, há três opções: por meio do computador, com o uso de softwares apropriados e ajuda de um microfone; com o auxílio de um telefone inteligente ligado a um micro ou por meio de um adaptador acoplado a um aparelho de telefone comum. 

Impressão 
Especialistas afirmam que se sua empresa tiver mais de dez computadores ou imprimir mais de 3.000 folhas por mês, você deve preferir uma impressora com tecnologia a laser, ligada em rede. Por outro lado, se imprimir menos de 3.000 páginas por mês, vale a pena manter uma impressora de jato de tinta. A digitalização e a distribuição por e-mail de grandes relatórios, com gráficos e ilustrações podem representar uma boa economia. Outras medidas simples também podem ajudar, como tirar cópias em ambos os lados de uma página e utilizar o modo rascunho da impressora para reduzir o uso de tinta. 

Colaboração 
Os softwares de colaboração, que usam a tecnologia wiki, permitem que os usuários habilitados leiam, escrevam, editem e organizem um mesmo texto, cada um a partir do seu micro, mesmo que em locais diferentes. Você pode registrar andamentos de projetos e trocar ideias sobre novos produtos ou serviços. Essa tecnologia aperfeiçoa o tempo de entrega de relatórios e reduz a troca de e-mails e a impressão de papéis, uma vez que toda a informação sobre aquele determinado assunto está reunida num mesmo local, de forma organizada. 

Fonte: Pequenas Empresas & Grandes Negócios